RUIN OF THE WEB DESIGNER

Webデザイナーの成れの果て

日報提出管理をSlackにしてちょっと工夫してみたら提出しない人が減った話

日報あるある

企業の日報の提出率は知らないが、日報や業務報告などを出さない人って、どこにでもいるのではないだろうか。
そういう人って、けっこう「出してね」って言っても、出さない。
そしてぶっちゃけ出さなかったからといって、そこまで困るものではないので、なおさら軽視されがち。

slack

Slackを社内ツールとして使っていることが前提の話だが、今回は「日報提出管理をSlackにして、ある工夫をしたら、日報書いてくれる率が少し上がったよ」というお話。

ちなみに僕は今まで日報の提出にメール・Chatwork・トークノート等いろいろ利用してきたが、Slackが一番使いやすい。

「ウチもSlackを使っていているが、日報はメールだ」という偉い方、ちょっと頭の片隅に入れておいてくれたら嬉しい。

日報用チャンネル作成

まずは日報用のチャンネルを作成しよう。
チャンネル名は #daily_report とか、そんなんで。
最近日本語も対応しているので、まんま #日報 とかでも良いと思う。

Slackbotで「お疲れ様でした!」

これが今回紹介したい、ちょっとした工夫。
要は日報を提出すると、Botが「お疲れ様でした!」と返してくれるようにする。

プログラムに明るくない人でも、SlackにデフォルトでついているSlackbotを使えば、簡単にBotを設定できる(チームの管理権限がない人だと入れない)。

Slackbotの設定の仕方

まずは

を開く。

左側の「When someone says」という欄に、日報でもなんでも良いので、
「この言葉が発言されたらBotが返してくれるよ」というワードを入れる。
これはカンマで区切って複数設定できる。

右側の「Slackbot responds」という欄には、Botのレスポンス、
すなわち「お疲れ様でした!」みたいなワードを入れる。
ちなみにこちらも複数設定できる。
改行で区切り、レスポンスはその中からランダムに表示される。

実際にやるとこんな感じ。

雑談で「日報」という言葉を使うかもしれないという懸念から、日報の項目にある【気づき/アクション】という文言をトリガーとしている。
(統一してほしいが)表記が揺れたりするので、複数設定している。

ちなみに日報のフォーマットは

チャンネルのTopicの欄に記載しておくと、書く人に優しい。

メンバーのemojiを使うとより面白いかもしれない

Custom Emojiを使って、チームメンバーの顔写真の絵文字を作成し、その人の言い回しなどを使って「お疲れ様です」をアレンジすれば、「今日は誰が出るかな?」的な楽しさもあり、割と書いてくれるようになるかもしれない。

オッツ
※プライバシーを考慮し、一部ぼかしを入れています。
※趣味や流行りなど、考慮したうえで見てください。

おわりに

いかがだっただろうか?
もちろんその楽しさだけでなく、Slackで書くことのメリットはけっこうある。
まとめると、

  • 「お疲れ様」と返してくれると嬉しい
  • ログとして見やすく、検索もしやすい
  • リアクションがしやすい(Add reactionやThread)
  • 身内ネタで面白くできる

といった感じだ。
さぁ、あなたの会社も日報Slackで書く制度を取り入れよう!
では。

感想などあれば、是非!

ご一緒に、Related Potato はいかがですか?

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